Gestire un parco auto non significa più soltanto assegnare veicoli, programmare manutenzioni o tenere sotto controllo i costi. Negli ultimi anni, il concetto di fleet management si è evoluto fino a diventare una vera e propria leva organizzativa, capace di incidere sull’efficienza dei servizi e sull’ottimizzazione dei tempi di lavoro.

A partire dal 2021, l’Azienda sanitaria ha avviato un profondo ripensamento della gestione del parco mezzi, passando da una logica “patrimoniale” a un approccio analitico, integrato e orientato all’uso reale dei veicoli. “In passato, la gestione del parco auto era frammentata: ogni comprensorio operava secondo modalità proprie e la responsabilità ricadeva in larga parte sulla Ripartizione Tecnica e Patrimonio”, spiega il dott. Francesco Gullotti, Direttore dell’Ufficio Logistica comprensoriale di Bolzano e Mobility manager dell’Azienda sanitaria dell’Alto Adige. “Il risultato era una distribuzione spesso disomogenea, con alcuni veicoli sottoutilizzati e altri sovrasfruttati”.

Il cambiamento si è concretizzato con l’introduzione di un software di fleet management, individuato in “Vectore”: “L’obiettivo non era solo digitalizzare i processi ma anche sapere come, quanto e dove vengono utilizzati i veicoli, per poter prendere decisioni basate su dati e non su consuetudini”. Gestire il fleet management, spiega Gullotti, significa massimizzare la disponibilità dei mezzi e, allo stesso tempo, minimizzare i costi complessivi, inclusi quelli legati al tempo delle incombenze burocratiche e alle risorse umane impiegate per espletarle.

Il nuovo sistema produce effetti tangibili nell’utilizzo dei mezzi aziendali: “Oggi, l’assegnazione dei veicoli avviene in base a criteri oggettivi quali percorrenza prevista, tipologia di servizio e autonomia necessaria. Questo si traduce nell’individuare il mezzo più adeguato, con un miglioramento complessivo della qualità del servizio”, sottolinea Gullotti.
Parallelamente, l’organizzazione beneficia di un aumento dell’efficienza: “Un’auto che percorre pochissimi chilometri all’anno è un costo difficilmente giustificabile in termini manutentivi. Grazie ai dati raccolti, è possibile pianificare le manutenzioni delle auto in modo più razionale, evitare interventi inutili e prevenire guasti dovuti a un utilizzo eccessivo o non monitorato”.

Un altro aspetto centrale riguarda la riallocazione delle competenze. Attività tecniche e amministrative, quali appunto la gestione delle manutenzioni, di eventuali sinistri o dei cambi gomme, vengono affidate a diverse figure tecnico-amministrative.

Oltre alle auto, però, il fleet management riguarda un parco mezzi molto più ampio: autocarri, furgoni, motocicli, trattori e anche e-bike. E proprio sull’incoraggiare l’utilizzo delle bici elettriche, il responsabile del mobility management è chiaro: “Promuovere l’uso della bicicletta per gli spostamenti di servizio significa ridurre le emissioni, migliorare la sostenibilità e contribuire al benessere del personale”.

Tuttavia, l’esperienza d’uso del software presenta alcune rigidità come le procedure di restituzione e i limiti nella modifica dei dati inseriti: “Sono aspetti noti e già segnalati al fornitore, che rilascia aggiornamenti periodici. Purtroppo, nessun software ‘chiavi in mano’ può adattarsi perfettamente a tutte le esigenze. Il sistema attuale rappresenta un punto di partenza, non un approdo definitivo. L’importante è continuare a raccogliere casi d’uso reali e trasformarli in miglioramenti concreti”.

Tra le novità più rilevanti, emerge la prospettiva di una gara aziendale unica per la manutenzione del parco auto, con l’obiettivo di garantire lo stesso livello di servizio, sicurezza e qualità in tutti i comprensori. Il pensiero conclusivo di Gullotti: “Il percorso del fleet management dimostra come anche un ambito apparentemente tecnico possa diventare uno strumento d’innovazione organizzativa, sostenibilità e valorizzazione delle risorse”.

Rocco Leo