Den Fuhrpark zu verwalten, das bedeutet mehr als nur Autos zuzuweisen, diese zu warten und die Kosten im Blick zu behalten. Das Konzept des „Fleet Managements“ bietet immer ausgefeiltere Lösungen an und hat sich somit zu einem organisatorischen Hebel entwickelt, welcher entscheidenden Einfluss auf die Effizienz der Dienste und auf optimierte Arbeitszeiten hat.

Im Jahr 2021 hat der Südtiroler Sanitätsbetrieb die Fuhrparkverwaltung neu organisiert, man ist von einer Logik der reinen Vermögensverwaltung zu einem analytischen und integrierten Ansatz der konkreten Fahrzeugnutzung übergegangen.
„In der Vergangenheit war die Fuhrparkverwaltung aufgeteilt: Jeder Gesundheitsbezirk arbeitete nach eigenen Vorgaben und die Verantwortung lag zu großen Teilen bei der Technischen Abteilung“, erklärt Francesco Gullotti, Direktor des Amtes für Logistik im Gesundheitsbezirk Bozen und Mobility Manager des Südtiroler Sanitätsbetriebes. „Das Ergebnis war eine ungleichmäßige Verteilung, einige Fahrzeuge wurden zu wenig, andere zu viel genutzt.“

Der Wandel vollzog sich mit der Einführung einer Software namens „Vector“ zum Thema Fleet Management: „Ziel war es, nicht nur die Prozesse zu digitalisieren, sondern auch zu erfassen, wie, wie viel und wo die Fahrzeuge genutzt werden, um Entscheidungen aufgrund von Daten und nicht von Gewohnheiten treffen zu können.“ Denn durch das Fleet Management, so Gullotti, könne die Verfügbarkeit der Fahrzeuge besser ausgenutzt werden, bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten, einschließlich der Kosten für den Zeitaufwand und für die Humanressourcen.

Durch das neue System können messbare Ziele gesetzt werden: „Jetzt werden die Fahrzeuge nach objektiven Kriterien vergeben wie z.B. nach der vorgesehenen Fahrtdauer, nach dem Zweck der Ausleihung und nach der erforderlichen Reichweite. Dadurch können wir das passende Fahrzeug herausfiltern, das bedeutet ein insgesamt höheres Qualitätslevel des Dienstes“, unterstreicht Gullotti.
Gleichzeitig wird so die Effizienz gesteigert: „Ein Fahrzeug, welches nur wenige Kilometer im Jahr genutzt wird, brachte in der Vergangenheit trotzdem hohe Wartungskosten mit sich. Durch die nun vorhandenen Daten kann die Wartung rationeller geplant werden, wir können unnötige Eingriffe sowie Schäden durch eine starke und nicht im Blick behaltene Nutzung vermeiden.“

Ein weiterer Aspekt ist die Kompetenzzuteilung. Technische oder administrative Aktivitäten, wie die Verwaltung der Wartung oder eventueller Schäden sowie die Planung des Reifenwechsels, werden den verschiedenen Mitarbeitenden der verwaltungstechnischen Berufe zugewiesen.

Fleet Management betrifft aber nicht nur Autos: Auch die Verwaltung der LKW, Transportfahrzeuge, Motorräder, Traktoren und E-Bikes fällt darunter. Besonders für den Gebrauch von E-Bikes bricht der Mobilitätsmanager eine Lanze: „Wer eines der Fahrräder für dienstliche Fahrten nutzt, hilft Abgase zu reduzieren, stärkt die Nachhaltigkeit und leistet einen Beitrag zur eigenen Gesundheit.“

Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial bei der Software, so z.B. bei der Verwaltung der Rückgaben und bei den Limits der eingegebenen Daten: „Wir kennen diese Schwierigkeiten und haben diese auch bereits dem Unternehmen mitgeteilt, welches regelmäßig Anpassungen durchführt. Leider ist keine Software ‚schlüsselfertig‘ und perfekt an alle Eventualitäten angepasst. Das aktuelle System ist der Beginn einer Reise, nicht das Ende. Deshalb ist es wichtig, dass wir konkrete Beispiele erfassen und diese dann nach und nach verbessern.“

Eine besondere Neuerung ist die Aussicht auf eine betriebliche Ausschreibung für die Wartung des Fuhrparks, mit dem Ziel, in allen Gesundheitsbezirken dasselbe Level an Dienstleistung, Sicherheit und Qualität zu erreichen. Abschließend erklärt Gullotti: „Am Beispiel des Fleet Managements zeigt sich, dass auch ein vorrangig technisch geprägter Bereich durch ein organisatorisches Innovationsinstrument zur Nachhaltigkeit und Ressourcenoptimierung beitragen kann.“

Rocco Leo/Übersetzung: Sabine Flarer